E se ti annullano una gara?

Da che io mi ricordi, negli anni passati le gare annullate erano fortunamente casi rari ed eccezionali. Certo, era un’ipotesi sempre prevista dal regolamento e di solito l’annullamento rientrava nella categoria “cause di forza maggiore” ovvero quei casi in cui la decisione non dipende in alcun modo dalla volontà dell’organizzatore. Nessuno di noi ha mail letto quelle righe, inutile negarlo, come non leggiamo il 99% dei contratti digitali che accettiamo.

Negli ultimi due anni il tema però è diventato – purtroppo – qualcosa che abbiamo imparato a conoscere quasi quotidianamente. Di gare annullate ne abbiamo viste molte e ne vedremo ancora moltissime: il 2022 è appena iniziato e io ne ho già perse per strada un paio. Ecco allora un piccolo vademecum di comportamento – più che altro di buon senso – per chi corre e per chi organizza. In ordine del tutto sparso.

Una doverosa premessa

Seppure io mi trovi dalla parte di chi le gare le corre, ho avuto la fortuna e il piacere di conoscere molto da vicino chi invece le gare le organizza (che peraltro spesso non significa che non le corra anche, o non ne abbia corse moltissime in passato). Organizzare una gara ha dei costi di gestione elevati e soprattutto prevede un impegno che dura per tutto l’anno che precede l’evento: rapporti con le istituzioni, sopralluoghi, ricerca sponsor, gestione volontari, punti di ristoro, produzione materiali eccetera. Finita la gara poi si ricomincia a lavorare già all’edizione successiva, è un impegno enorme e continuativo. Il primo a non volere che un evento venga annullato è l’organizzatore stesso.

Piccolo vademecum per chi corre

1. Quanto ti iscrivi a una gara leggi sempre il regolamento in ogni sua parte. L’annullamento, che prima poteva essere una blanda probabilità, oggi è invece una concreta possibilità: almeno sai a cosa vai incontro, “conosci il tuo nemico” diceva quel simpaticone di Sun Tzu.
2. Valuta con attenzione quando iscriverti. Molti di noi (io sicuramente) pianificano la stagione con largo anticipo e si iscrivono molti mesi prima della gara stessa, incastrando date e tempi di recupero in file Excel sempre più complicati. Se ne salta una (o peggio te la spostano di qualche mese) tutto il tuo castello di carte potrebbe crollare: forse è il caso di iscriversi a meno gare e più sotto data, quando sei relativamente certo che non sarà annullata.
3. Gli organizzatori non sono il tuo nemico. Come già detto, se la gara viene annullata puoi star certo che è l’ultima spiaggia e che sarà stato fatto tutto il possibile per evitarlo: loro saranno i primi a perderci, non ti accanire, spesso siamo sulla stessa barca.
4. Ricordati di segnare già in calendario le gare che ti hanno spostato. Io per il 2022 mi sono trovato già iscritto a un buon numero di gare che avrebbero dovuto tenersi nel 2020 o nel 2021 e ho dovuto scegliere se rinunciare in favore di altre gare che si terranno nel medesimo weekend.
5. Ok, ti hanno annullato una gara? Rilassati. A meno che tu non sia un professionista e questo non sia il tuo mestiere (ma volendo anche in quel caso) non è successo nulla di grave. Sei frustrato, sei incazzato. È lecito. Ma rilassati: ci saranno altre gare o comunque altre opportunità di correre. Nella mia esperienza personale una gara annullata è diventata l’opportunità per organizzare un’uscita ristretta con gli amici della corsa, con meno gel ai ristori e molte più birre.

Piccolo vademecum per chi organizza

1. Specifica sempre nel regolamento cosa accadrà in caso di annullamento. Nei limiti del possibile prevedi sia un’opzione di mantenimento del pettorale che un’opzione di rimborso, seppur parziale; è sempre meglio poter scegliere che essere obbligati a una scelta. Perdita del pettorale e nessun rimborso a mio avviso non è un’opzione moralmente sostenibile, come non lo è giustificarsi con un freddo “era scritto nel regolamento”.
2. Pensaci bene prima di spostare la gara qualche mese più avanti. Se mi sono iscritto a una gara nella campagna toscana a metà marzo e poi mi tocca a farla a fine giugno non è esattamente la stessa cosa: oltre alla non indifferente questione meteo/temperature è facile che a giugno io avessi altri programmi, podistici o meno (vedi il mio suddetto file Excel). Spesso ha più senso rinunciare all’edizione corrente e rivedersi tutti l’anno successivo.
3. Se annulli una gara comunicalo immediatamente a tutti i partecipanti. Sembra una banalità ma spesso ci si limita a un post sui canali social: prima manda una mail a tutti gli iscritti, poi – contestualmente – aggiorna il sito e dai ampia visibilità alla notizia sui social. Lo scorso weekend io avrei avuto una gara in Liguria e a oggi nessuno mi ha informato del suo annullamento: l’ho saputo da un amico che lo aveva saputo da un altro amico che lo aveva letto per caso su Facebook.
4. Se annulli una gara blocca subito la possibilità di iscriversi. Anche qui siamo nel campo delle affermazioni che dovrebbero essere scontate, ma a un amico con cui corro è capitato di iscriversi a una gara che era già stata annullata da un paio di giorni: sul sito non era presente alcuna informazione al riguardo e tutto il processo di iscrizione e pagamento è andato a buon fine. Sì, per la cronaca è la stessa gara del punto precedente.
5. Sii il più trasparente e onesto possibile. Ho visto aggressive campagne di marketing con il solo scopo di aumentare il più possibile il numero di iscritti per gare che era evidente a tutti che non avrebbero potuto tenersi. Gare, peraltro, il cui pettorale aveva un costo notevole. E la domenica sera si comunicava “forza, ancora posti disponibili” salvo poi il lunedì mattina diventare “ci spiace, gara annullata, come da regolamento nessun rimborso previsto”. Non è questo il modo.

Cover Photo by Charles Deluvio on Unsplash